Как снизить неявки: два напоминания о записи за сутки и за 2 часа

Включите в системе записи три сообщения клиенту: подтверждение сразу, напоминание за 24 часа и контрольное за 2 часа. Впишите готовые тексты с просьбой ответить «перенести». Настройка — 10 минут, без системы — 5 минут в день.

Почему клиент не приходит?

Потому что забыл. Он записался за неделю, и запись живёт в вашем расписании, а не в его голове. В день визита у него совещание, ребёнок, пробка — и кресло стоит пустое.

Вы узнаёте о неявке в ту минуту, когда он должен был сидеть в кресле. Продать это окно уже некому.

Напоминание снижает долю неявок с 21% до 15%, по обзору исследований в BMJ Open за 2016 год. Несколько напоминаний работают сильнее одного. DIKIDI советует ту же схему из трёх сообщений: подтверждение при записи, напоминание за день, контрольное за час-два.

Главное в напоминании — слово «перенести». Тот, кто передумал, отвечает одним словом за сутки, и вы отдаёте окно другому.

Кому это подходит?

Барбершопу, салону, стоматологии, автосервису, студии — всему, где клиент записывается на время. Чем длиннее услуга, тем дороже пустое окно и тем нужнее напоминание.

Кофейне и магазину без записи шаг лишний.

Что сделать за 10 минут

1. Откройте настройки системы записи. В DIKIDI, YCLIENTS и Altegio это раздел «Уведомления клиентам». 1 минута.
2. Включите подтверждение сразу после записи: «Вы записаны: [дата] в [время], [услуга]. Адрес: [адрес]. Планы изменились — ответьте „перенести“». 2 минуты.
3. Включите напоминание за 24 часа: «Напоминаем: завтра в [время] — [услуга], [адрес]. Планы изменились — ответьте „перенести“, окно отдадим другому». 2 минуты.
4. Включите второе напоминание за 2 часа: «Ждём вас сегодня в [время]. Адрес: [адрес]». 1 минута.
5. Выберите канал: уведомление в приложении или Viber. SMS оставьте клиентам без мессенджера — в системе записи они платные, для ориентира рассылка МТС берёт 0,035 BYN за сообщение. 2 минуты.
6. Если системы записи нет, откройте вечером список на завтра и отправьте каждому текст из шага 3 в Viber с телефона. Утром — текст из шага 4. 5 минут в день.
7. Того, кто ответил «перенести», перепишите сразу и выставьте свободное окно в сторис: «Свободно сегодня в [время]». 2 минуты.
8. Раз в неделю открывайте статистику уведомлений: сколько доставлено и включены ли напоминания у каждого мастера. 2 минуты.

Что в Беларуси иначе?

Клиенты сидят в Viber, и инструкции про WhatsApp из российских кейсов переводятся на него.

Напоминание о своей записи — служебное сообщение клиенту, который сам оставил телефон. Отдельное согласие по закону № 99-З нужно только для рекламных рассылок: акции в напоминание добавлять нельзя.

SMS в системах записи платные. Для ориентира — тариф рассылки МТС, 0,035 BYN за сообщение, проверен в сентябре 2026 года.

Чего напоминание не делает?

Оно возвращает тех, кто забыл, и освобождает окно за сутки, когда клиент передумал. Того, кто помнит и всё равно не приходит, напоминание не удержит.

Опоздание на 30–40 минут при плотной записи равно неявке, как пишет DIKIDI. Против этого работает предоплата, и это другой шаг.

Как понять, что сработало?

Посчитайте неявки за месяц до и за месяц после: число окон, в которые клиент был записан и не пришёл. Отдельно посчитайте ответы «перенести» — это окна, которые вы успели отдать.

Если неявки не падают, проверьте доставку в статистике уведомлений. Напоминание, выключенное у одного мастера, портит счёт всем.

Откуда числа

Снижение неявок с 21% до 15% и эффект нескольких напоминаний — обзор в BMJ Open, 2016 год. Схема «подтверждение — за день — за час» и равенство опоздания на 30–40 минут неявке — справка DIKIDI. Цена SMS — тариф рассылок МТС Беларусь, сентябрь 2026 года.

С нами это проще

Когда записей больше, чем успеваете напомнить руками, — сайт с онлайн-записью. Напоминания за 24 часа и за 2 часа уходят клиенту сами, перенос делается по ссылке без звонка. Вам остаётся смотреть расписание.

За что на самом деле платят вокруг записи, если сама механика недорога, — в статье «Онлайн-запись бесплатна. За что тогда платят».