Отчёт руководителю в Telegram раз в неделю

Три вещи и одно сообщение в понедельник. Выручка за период, где просело, какие сделки зависли. Ниже — что класть в такой отчёт, чего не класть и во что это обходится.

Почему это не решается покупкой программы?

По двум причинам, и обе не про программы.

Первая: цифры внутри любой учётной программы живут ровно настолько, насколько аккуратно их туда завели. Если администратор закрывает сделку задним числом, отчёт покажет то, что закрыли, а не то, что произошло.

Вторая: отчёт, за которым надо куда-то зайти, открывают первые две недели, потом перестают. Отчёт, который никто не открывает, — это не отчёт.

Отсюда два требования, из которых следует всё остальное. Отчёт приходит сам, туда, где человек и так сидит. И читается он за время, пока закипает чайник.

Что технически стоит за отчётом?

Запрос к базе плюс формулировка. Никакой сложности здесь нет.

Если данные уже лежат в вашем экране заявок, отчёт — это несколько строк запроса и расписание отправки. Если данные лежат в чужой программе, добавляется связь с ней:

• с 1С — 900 BYN и 7 рабочих дней
• с Битрикс24 или amoCRM — 700 BYN и 5 дней
• с YCLIENTS или DIKIDI — 850 BYN и 6 дней

Битрикс24 и amoCRM — программы, в которых видно всех клиентов и все сделки. YCLIENTS и DIKIDI — сервисы онлайн-записи для салонов и студий.

Панель руководителя входит в старший пакет экранов — 6 900 BYN и 35 рабочих дней. Уведомления в Telegram вместе с отчётами по периоду и по сотруднику входят в средний — 3 300 BYN и 20 дней.

Хочется совсем просто и без Telegram — есть выгрузка в таблицу Google: 250 BYN и один рабочий день. Таблица обновляется сама, вы открываете закладку.

Что класть в отчёт?

Пять пунктов. Больше не надо.

1. Выручка и число заявок за период, рядом — те же числа за прошлый.
2. Загрузка по мастерам или по точкам.
3. Заявки без ответа дольше суток.
4. Записи, которые не пришли.
5. Средний чек.

Про первый пункт отдельно. Число без соседа не значит ничего. Выручка за неделю говорит только тогда, когда рядом стоит прошлая неделя.

Третий и четвёртый пункты — единственные, которые требуют действия сегодня. Заявка без ответа дольше суток означает деньги, которые ещё можно вернуть звонком. Запись, которая не пришла, означает пустое окно у мастера.

Чего не класть?

Всё остальное. Отчёт на два экрана не читают, а отчёт с двадцатью показателями не читают тем более: глазу не за что зацепиться.

Выпадают в первую очередь четыре вещи. Доля дошедших до заявки без указания, что с ней делать. Разбивка по дням недели. Средняя длительность визита. Число новых клиентов без сравнения с прошлым периодом.

Каждый из этих показателей может быть полезен — в отдельном разборе раз в квартал, а не в еженедельном сообщении. Правило одно: если по показателю нельзя принять решение в понедельник утром, ему не место в понедельничном отчёте.

Как формулировать строки?

Так, чтобы каждая отвечала на вопрос «и что теперь».

Отчёт читает не аналитик, значит числа сопровождаются словами. Слабая строка называет показатель и его значение — и останавливается. Сильная называет место: где именно просело и по сравнению с чем.

После первой владелец идёт разбираться сам. После второй он знает, кому звонить.

То же с зависшими заявками. Их число в отчёте бесполезно. Их список полезен, потому что с ним можно начать работать, не отходя от телефона.

Кто отвечает за то, что цифры верные?

Тот, кто отвечает за ввод. Отчёт показывает данные, а не правду.

Поэтому вместе с отчётом заводят простое соглашение внутри компании. Заявка регистрируется в день обращения. Статус меняется в момент, когда меняется факт, а не в конце недели. Услугу закрывает тот сотрудник, который её оказал.

История изменений входит в первый уровень экрана заявок — 1 450 BYN и 10 рабочих дней. Она не заставит людей вводить данные вовремя, но покажет, кто и когда что поменял. Этого хватает, чтобы разговор о цифрах перестал быть спором о памяти.

С чего начать, если бюджета пока нет

С одного числа и одного человека.

Возьмите выручку за неделю и число заявок. Отправляйте себе в Telegram каждый понедельник. Месяц смотрите, что вам хочется добавить к этим двум цифрам. Добавили — снова месяц смотрите.

К концу такого упражнения у вас будет список показателей, за которые вы держитесь на самом деле, а не список, который кто-то предложил. С ним и приходите считать работу.

И последнее, из-за чего такие отчёты чаще всего умирают. Отчёт должен приходить в одно и то же время. Не «когда посчитается», а понедельник, конкретный час. Привычка держится на расписании, а не на пользе.

Считаем это так

Что входит в админки и внутренние системы и в автоматизацию — на страницах услуг. Цены и сроки целиком — на странице цен, порядок работы по шагам — на странице «Как работаем».

Во всех пакетах одно и то же. Исходники уезжают в ваше хранилище кода, адрес и доступы оформляются на вас. Два круга правок входят в цену, третий — 45 BYN в час. Ошибки после сдачи чиним 30 дней бесплатно.

Если заявки пока нигде не собираются, отчёт делать не из чего. Начните с этого: учёт заявок — таблица, подписка или свой экран. Связки, которые ставятся за дни, собраны здесь.