Учёт заявок — таблица, подписка или своя админка

Тремя способами. Таблица, подписка на готовую программу или свой экран заявок. Ниже — где ломается каждый и по каким признакам выбирают.

Где ломается таблица?

В трёх местах, и все три проявляются не сразу.

Одновременная правка. Два человека открыли файл, оба поменяли строку — побеждает тот, кто сохранил вторым. Заявка не пропадает громко: она просто становится другой, и никто не замечает.

Потерянная история. Кто поменял статус и когда — таблица не помнит. Разговор «я точно писал» упирается в память двух человек, и выигрывает тот, кто настойчивее.

Ссылка, ушедшая наружу. Таблицу открывают по ссылке, ссылку пересылают, и в какой-то момент база клиентов оказывается у человека, который у вас уже не работает.

Таблица при этом отличная первая ступень. Она ничего не стоит, заводится за вечер и честно показывает, сколько у вас заявок на самом деле. Пока заявок мало, ничего лучше не нужно.

Что берёт на себя подписка?

Готовые экраны и заботу о них. Вам не надо ничего собирать: зарегистрировались, завели сотрудников, работаете. Обновления, копии и починки — на стороне поставщика.

Взамен вы принимаете чужой порядок работы. Поля, статусы и отчёты сделаны под усреднённый бизнес, и если ваш процесс в них укладывается, это лучший из трёх вариантов.

Граница проходит там, где начинаются исключения. Своя логика скидок, свой набор статусов, свой документ на выходе. В готовой программе это либо настраивается, либо нет. Выясняется — до оплаты, а не после.

Второе, что стоит проверить до подписки, — как оттуда уходят. Выгружается ли база одним файлом и своими руками. Развёрнуто про это — в разборе кому принадлежит база клиентов.

Когда пора считать свой экран заявок?

Когда совпадают три признака, и достаточно двух.

• Ваш порядок работы не похож на усреднённый: свои статусы, свои поля, свой документ на выходе.
• Нужны роли и права: сотрудник видит своё, деньги видит владелец.
• Данные должны остаться у вас вместе с кодом, а не рядом с чужим договором.

Признак, который перевешивает остальные, — число изменений, которые вы не стали делать, потому что было долго или некому. Он не считается в рублях, но именно он копится за год.

Что входит в первый уровень?

Одна сущность на выбор: заявки, заказы, клиенты или записи. Это 1 450 BYN и 10 рабочих дней.

• Список с поиском, отбором и сортировкой.
• Карточка со статусами и историей изменений: кто и когда что поменял.
• Роли владельца и сотрудника.
• Выгрузка в таблицу кнопкой, без письма нам.
• Вход по логину или через Telegram.
• Видео-инструкция на 10–15 минут.

Не входит: перенос старых данных, если прежняя выгрузка не отдаётся машинно. Не входят обучение сверх видео-инструкции (45 BYN в час), мобильное приложение и бухгалтерский учёт.

Что делать, если сущностей больше одной?

Тогда это следующая ступень — 3 300 BYN и 20 рабочих дней. До четырёх связанных сущностей, справочники, настраиваемые права, отчёты по периоду и по сотруднику, перенос из таблицы, уведомления в Telegram и печатные формы.

Старшая ступень — 6 900 BYN и 35 рабочих дней. Панель руководителя, кабинет клиента или сотрудника, одна связь с внешней системой, полный след действий с откатом и проверенные копии.

Что входит в админки и внутренние системы, разобрано на странице услуги. Цены целиком — на странице цен.

С чего начать, если решать пока рано?

С одной связки, которая ничего не решает окончательно. Заявка с сайта или из бота уходит в таблицу Google сама — 250 BYN и один рабочий день.

Месяц поработайте так. К концу месяца вы будете знать, сколько заявок приходит, какие они и где теряются. Разговор про экран заявок начнётся с чисел, а не с ощущений.

Другие связки такого рода собраны в разборе автоматизации без всякого ИИ. Если заявки уже собираются, но их не видно сверху, — это отчёт руководителю.

Честная часть расчёта

Ведение — тоже ежемесячный расход, и класть его надо в тот же счёт. Тарифы начинаются со 150 BYN в месяц за 2 часа правок, и за экран заявок сверху идёт надбавка.

Ведение не обязательно. Экран работает, менять в нём нечего — платить не за что. Но закладывать этот расход в план стоит сразу, а не узнавать о нём через полгода.

Отказ ничего не выключает: данные и код остаются у вас, вход никем не блокируется. Что входит в ведение — на странице услуги, порядок работы по шагам — на странице «Как работаем».

Если сегодня заявки живут в программе учёта вместе с бухгалтерией, начните с другой стороны: 1С остаётся бухгалтерией.